2 记账凭证的日期、编号、摘要的填写应规范。
① 记账凭证的日期填写一般为填制记账凭证的当天日期,但是在实际工作中要根据具体的情况来填写。涉及银行存款的收付时,一般根据银行的进账单或回执填写收款凭证;根据银行付款单据的日期或承付日期填写付款凭证。出差人员报销差旅费时,应填写报销当日的日期;现金收付时应根据实际收付日期填写。
② 记账凭证的编号,可在填写记账凭证时填写,或者在装订时填写,也可在月末填写。编号时,要根据收付转凭证分别编号,复杂的会计事项,需要填制两张以上的记账凭证时,可采用分数编号法进行编号。例如,第5号记账凭证的会计事项要编制4张记账凭证,则第1张记账凭证的编号为5,第2、第3和第4张记账凭证的编号分别为5、5、5。
③ 记账凭证的摘要应简明、扼要。具体应注意:收、付款凭证的摘要应写明收、付款对象的名称、款项内容,如果是使用转账支票付款的,还应写明支票号码。购入材料等业务的摘要应写明供货单位名称和所购材料的主要品种、数量等内容。对于冲销或补充的调整业务,在填写内容摘要时,应当写明被冲销或补充记账凭证的编号及日期。
3 记账凭证的科目应填写完整、准确。
① 会计科目填写要完整,不许简写或用科目编号代替。
② 应写明一级会计科目和明细会计科目,以便登记明细分类账及总分类账。
③ 注意会计科目的对应关系。
4 记账凭证的金额数字应填写正确。具体要注意以下三点。
① 记账凭证的金额必须与原始凭证上的金额一致。
② 在填写金额数字时,应平行对准借贷栏次和科目栏次,如果角位与分位没有数字金额,要写"00"字样。
③ 每笔经济业务填入金额数字后,要在记账凭证的"合计"栏填写合计金额,合计金额数字前应填写人民币符号"",如果不是合计数,则不应填写人民币符号。
5 记账凭证所附原始凭证的张数要正确。
一般来说,记账凭证应附有原始凭证,并注明所附原始凭证的张数。具体要求是:收、付款凭证应附有附件,转账凭证属于摊提性质的应有附件。记账凭证的张数确定有两种方法:即自然张数法和金额法,前者以所附原始凭证张数的自然张数为准,后者则以构成记账凭证金额的原始凭证计算张数。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或附原始凭证复印件。
6 记账凭证的签章问题。
记账凭证填制完成后,需要有关会计人员签名或盖章。
4. 操作流程
填制与审核记账凭证操作流程如图1-1-3所示。
图1-1-3 填制与审核记账凭证操作流程
四账簿登记与错账更正
1. 编制汇总记账凭证
1 编制汇总记账凭证的要求与方法。
① 汇总记账凭证必须具备以下内容:填制日期;凭证编号;会计科目;金额;所附记账凭证的张数;填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员的签名或盖章。
② 填写汇总记账凭证时,应对汇总记账凭证进行连续编号。
③ 要按照收款凭证、付款凭证、转账凭证分类编制汇总记账凭证。
2 其他注意事项如下。
编制汇总记账凭证时,应以审核无误的记账凭证为依据,定期以5天或10天为一期编制,并对汇总记账凭证分类、连续编号。
在编制汇总记账凭证时,为了防止漏编、重编的现象出现,应在已经汇总的记账凭证上画"",表示已编制完成。
汇总收款凭证的特征是:借方科目为库存现金或银行存款,贷方科目为相对应的会计科目,汇总付款凭证的特征是:贷方科目为库存现金或银行存款,借方科目为相对应的会计科目;汇总转账凭证的特征是:为了便于互相合作,应按每个会计科目的贷方编制汇总转账凭证,一个会计科目一张。
汇总记账凭证不需要填制摘要,但是其附件应齐全、准确。
汇总记账凭证若填写错误,应重新填制;若已经登账,应按正确的更正方法更正。
2. 编制科目汇总表
1 编制科目汇总表的要求与方法。
① 科目汇总表必须具备以下内容:填制日期;会计科目;每一科目各自的借、贷方本期发生额;合计数;填制人员的签名或盖章。
② 科目汇总表可以根据实际情况定期5天、10天、15天或1个月编制。
③ 根据科目汇总表登记总账分类时,一般采用借、贷、余三栏式的格式。
2 编制科目汇总表应注意的问题。
① 编制科目汇总表应以审核无误的记账凭证为依据。
② 在科目汇总表中应注明每期汇总凭证的起止日期。
③ 汇总完毕后,应检查所有会计科目的借方本期发生额与贷方本期发生额是否相等。若不相等,则说明汇总有误,须查明错误原因并更正后方可据此登账。
3. 账簿登记的规则与方法
1 账簿登记的要求。
① 会计人员在登账前要对记账凭证的内容进行审核。
② 登账时,账簿的日期、摘要、金额等有关资料要填写齐全,做到数字清楚、准确,登记及时、完备。
③ 登账要用专用记账笔书写,红笔只允许在特殊情况下使用。
④ 书写的数字和文字上面要适当留些空白,以备改错,一般应占格距的12。
⑤ 登账时,要按顺序进行,不得隔行、跳页。
⑥ 期末结出余额后,应在"借或贷"栏内注明"借"或"贷"等字样,没有余额的账户注明"平"字。现金日记账、银行存款日记账应逐笔结出余额。
⑦ 每一账页用完后,应结出本页合计数及余额,并注明"转次页"字样,在次页第一行"摘要"栏内注明"承上页"字样。
⑧ 由于记账而发生的错误,要用正确的方法进行错账更正。
2 账簿登记的方法。
① 日记账:日记账一般采用借、贷、余三栏式订本账。日记账以审核无误的收款凭证、付款凭证为依据进行逐笔登记,每登记一笔都要结出余额,每日记账完毕,也应相应地结出当日余额。日记账一般分为现金日记账和银行存款日记账,由出纳每日登记。
② 明细账:明细账分为三栏式、数量金额式、多栏式、各种专用明细账等形式,其外形采用活页式或卡片式。
③ 总账:总账一般采用借、贷、余三栏式订本账。其登记账簿依据取决于选用的会计核算组织形式,按每一会计科目分别登记。
④ 总账、明细账、日记账的相关账户月末应核对,明细账期末余额之和应等于相应的总账账户期末余额。
3 账簿登记应注意的问题。
① 账簿的"时间"栏要依据记账凭证的填制日期登记,"金额"栏要依据凭证相应记账方向的金额栏的金额登记。
② 红笔应用于改错、冲账、结账等用途,不得使用铅笔、圆珠笔。
③ 不得书写错字、别字和自造字;数字不得连笔书写。
④ 要保持账面整洁、完整,以备长期查阅使用。
4. 错账更正
1 会计差错更正原则。
① 本期发现的与本期相关的会计差错,应调整本期相关项目。
② 本期发现的与前期相关的非重大会计差错,如影响损益,应直接计入本期净损益,其他相关项目也应作为本期数一并调整;如不影响损益,应调整本期相关项目。
③ 本期发现的与前期相关的重大会计差错,如影响损益,应将其对损益的影响数调整当期的期初留存收益,会计报表其他相关项目的期初数也应一并调整;如不影响损益,应调整会计报表相关项目的期初数。
2 会计差错更正的方法。
更正错账的方法一般有三种,即划线更正法、红字更正法和补充登记法。
3 会计更正错账应注意的问题。
① 会计人员记账发生错误之后,不许任意涂改、挖、补、刮、擦及用修改液更正。若整页字迹模糊不清,可在会计主管人员批准之后重抄,但是原账页必须保留,不得销毁。而记账中发生的错误,会计人员应根据具体原因,选用正确的技术方法更正错误。
② 采用划线更正法时,不得只更正局部错数,应将全部数字划掉,重新填写。
③ 采用红字更正法时,不得以蓝字或黑字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销错误记录或冲销原错误金额。
5. 操作流程
账簿登记与错账更正操作流程如图1-1-4所示。
图1-1-4 账簿登记与错账更正操作流程
五对账、结账与试算平衡
1. 对账的要求与方法
1 对账就是有关经济业务入账以后,进行账页记录的核对,主要包括:账证核对、账账核对和账实核对。
2 编制银行存款余额调节表的要求和方法。
① 首先检查有关银行存款的经济业务是否已全部入账。
② 与银行对账单核对找出未达账项。在寻找未达账项时应注意金额、结算凭证是否均相同。若金额相同而结算凭证不同,则应确定为两笔未达账项。
③ 编制银行存款余额调节表。编制时应注意只就未达账项部分编制。
④ 编制方法一般选用补充登记法,其调整后的金额为企业银行存款实际金额。
⑤ 若发现调整后的银行存款余额双方不相等,则说明记账发生错误,须检查记账凭证记录是否有误。
2. 结账的要求与方法
1 结账的要求。
① 本期发生的经济业务须全部登记入账,经检查无错误及遗漏之后才能结账。
② 为了确保正确,本期的经济业务不能延至下期入账。
③ 每月结账时,要在最后一笔经济业务记录下面通栏画单红线,结出本月发生额和余额,在"摘要"栏内注明"本月合计"字样,在本月合计下面通栏再画单红线。12月末的"本年累计"就是全年累计发生额,全年累计发生额下面通栏画双红线,以区别各月累计数。
④ 年度终了,凡是有余额的账户需要转入下年各账簿栏目内,在新账第一页第一行的"摘要"栏内注明"上年结转"字样。
2 结账的方法。
按结账期间不同,结账可分为月结、季结和年结。
3. 试算平衡的要求与方法
1 试算平衡应遵循的要求与方法。
① 首先将各账户的期初余额填入期初余额栏内,并检验各账户的借方余额是否等于各账户的贷方余额。
② 将账簿中各账户的本期发生额分别按借方本期发生额、贷方本期发生额填入本期发生额栏内,并检查本期发生额借方合计是否等于贷方合计。
③ 根据前两项结出本期期末余额,并将结果填入期末余额栏内,然后检查期末借方余额合计是否等于期末贷方余额合计。
④ 若其中有一项不等,则说明计算或记录有问题,须查明原因,及时调整。
2 试算平衡应注意的问题。
① 进行试算平衡前,应首先检查各总账记录是否正确。
② 若试算平衡表编制完毕后,试算结果不平衡,则说明有错误。复检的技术方法如图1-1-5所示。
图1-1-5 复检的技术方法
4. 操作流程
试算平衡操作流程如图1-1-6所示。
图1-1-6 试算平衡操作流程
六会计报表编制
1. 资产负债表的编制
1 "年初数"栏内的各项数字,根据上年末资产负债表"期末数"栏内所列数字填列。
2 "期末数"栏内的各项数字,根据期末资产类、负债类和所有者权益类等账户的期末余额填列。
填列方法可归纳为以下五种。
① 根据有关总账账户的期末余额合计填列,如"货币资金"项目。
② 根据总账有关明细账户的期末余额分析填列,如"应收账款"和"预收账款"项目、"应付账款"和"预付账款"项目等。
③ 根据总账科目和明细科目的余额分析计算填列,如"长期应收款"项目。
④ 根据总账账户余额减去其备抵项目后的净额填列,如"持有至到期投资"项目。
⑤ 根据总账账户的期末余额直接填列,如"短期借款""其他应付款"项目。
2. 利润表的编制
1 编制利润表的要求与方法。
① 利润表中"本年累计数"栏内填列自年初起至本月末止的各项目累计实际发生额。
② 利润表中"本月数"栏内填列本月实际发生数。
③ 表中,相关利润计算如下。
营业利润=营业收入-营业成本-营业税金及附加-管理费用-财务费用-
销售费用-资产减值损失 投资收益
利润总额=营业利润 营业外收入-营业外支出
净利润=利润总额-所得税费用
2 编制利润表应注意的问题。
① 利润表中的数字应为本月实际发生额,不得估计,不得填入未发生的金额。
② 由于按会计方法计算的会计利润与按税法规定计算的应税利润对同一企业在同一会计期间的经营成果的计算结果会产生差异,因此在实际工作中,二者计算出来的结果往往是不相等的。
3 结转利润的要求与方法。
① 月末,将各收入账户的贷方余额从借方转入到"本年利润"账户的贷方。
② 月末,将各费用账户的借方余额从贷方转入到"本年利润"账户的借方。
③ 年末,"本年利润"账户的贷方有余额,则转入"利润分配--未分配利润"账户的贷方;若为借方余额,则转入该明细账户的借方。
④ 年末,"利润分配"账户其他明细账户的余额也应转入"未分配利润"明细账户内。
4 计算缴纳所得税的要求与方法。
应纳税所得额=收入总额-准予扣除项目金额
应纳所得税额=应纳税所得额?适用税率
或: 应纳所得税额=利润总额?纳税调整项目金额 ?适用税率
3. 操作流程
编制会计报表操作流程如图1-1-7所示。