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| 編輯推薦： |
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本书是首次尝试将通用文种及党、政、军各系统独特使用的文种分门别类的进行列举和讲解，是目前为止，市面上涵盖种类最为全面的公文写作应用图
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| 內容簡介： |
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本书是系统阐述机关公文写作的专著，编写过程中着重体现了以下特点：体系的完整性、依据的权威性、表述的简明性、较强的应用性和例文的规范性。总论篇系统阐述了公文特点、作用、种类和格式，以及行文规则、审核修改等问题。通论篇、党政篇和军队篇分别对各种文中进行了全面介绍，重点阐述了公文结构和写作方法，并附有典型例文。其中部分例文并带有眉首和版记格式，更便于应用者仿写。
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| 關於作者： |
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李和忠，先后毕业于沈阳炮兵学院、北京师范大学，曾任不对基层军官、机关干部，报社记者、编辑、教员等职。现为中国公文学研究所研究员、中国秘书科学联盟副主席。出版个人专著50多部，曾获得改革开放30周年秘书学科建设突出贡献奖、新中国成立60周年秘书学科建设突出贡献奖等殊荣。
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| 目錄：
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前言
总论篇
第一章 公文的特点、作用和种类3
一、公文的特点3
二、公文的作用4
三、公文的种类6
第二章 公文的格式8
一、公文版头（眉首）格式8
二、公文主体格式（10）
三、公文版记格式（13）
四、公文页码格式（15）
五、公文特定格式（15）
六、公文用纸、版面和印装格式（17）
第三章 公文的主题和材料（19）
一、公文的主题（19）
二、公文的材料（22）
第四章 公文的语言（25）
一、公文的语言特色（25）
二、公文的语言要求（25）
三、公文的常用术语（26）
四、公文中名称、时间、数字的表述（35）
第五章 公文主题词的标引（37）
一、公文主题词标引的基本要求（37）
二、几种类型公文的标引（41）
三、公文标引中有关具体问题的处理（44）
第六章 公文行文规则（47）
一、向上级机关行文规则（47）
二、向下级机关行文规则（47）
三、联合行文规则（48）
四、转发公文规则（48）
第七章 公文的起草、审核和修改（50）
一、公文的起草（50）
二、公文的审核（50）
三、公文的修改（52）
通论篇
第八章 决定（57）
一、决定的特点（57）
二、决定的结构和写法（58）
三、决定的写作要求（59）
四、范例（60）
第九章 通告（63）
一、通告的特点（63）
二、通告的结构和写法（63）
三、通告的写作要求（64）
四、范例（65）
第十章 通知（67）
一、通知的特点（67）
二、通知的结构和写法（67）
三、通知的写作要求（69）
四、范例（69）
第十一章 通报（74）
一、通报的特点（74）
二、通报的结构和写法（74）
三、通报的写作要求（76）
四、通报与通知的联系和区别（76）
五、范例（78）
第十二章 报告（80）
一、报告的特点（80）
二、报告的结构和写法（81）
三、报告的写作要求（82）
四、范例（83）
第十三章 请示（87）
一、请示的特点（87）
二、请示的结构和写法（87）
三、请示的写作要求（89）
四、请示与报告的联系和区别（90）
五、范例（92）
第十四章 批复（94）
一、批复的特点（94）
二、批复的结构和写法（94）
三、批复的写作要求（95）
四、范例（96）
第十五章 函（97）
一、函的特点（97）
二、函的结构和写法（97）
三、函件的写作要求（99）
四、范例（100）
党政篇
第十六 章决议（103）
一、决议的特点（103）
二、决议的结构和写法（103）
三、决议的写作要求（104）
四、范例（105）
第十七章 命令（令）（110）
一、命令（令）的特点（110）
二、命令（令）的结构和写法（110）
三、命令（令）的写作要求（111）
四、范例（112）
第十八章 公报（113）
一、公报的特点（113）
二、公报的结构和写法（113）
三、公报的写作要求（114）
四、范例（114）
第十九章 公告（116）
一、公告的特点（116）
二、公告的结构和写法（116）
二、公告的写作要求（117）
四、范例（118）
第二十章 意见（120）
一、意见的特点（120）
二、意见的结构和写法（121）
三、意见的写作要求（121）
四、范例（122）
第二十一章 议案（129）
一、议案的特点（129）
二、议案的结构和写法（130）
三、议案的写作要求（131）
四、范例（132）
第二十二章 纪要（133）
一、纪要的特点（133）
二、纪要的结构和写法（134）
三、纪要的写作要求（134）
四、范例（135）
军队篇
第二十三章 命令（145）
一、命令的特点（145）
二、命令的结构和写法（145）
三、命令的写作要求（147）
四、范例（147）
第二十四章 通令（152）
一、通令的特点（152）
二、通令的结构和写法（152）
三、通令的写作要求（154）
四、范例（155）
第二十五章 指示（159）
一、指示的特点（159）
二、指示的结构和写法（160）
三、指示的写作要求（161）
四、范例（162）
第二十六章 会议纪要（167）
一、会议纪要的特点（168）
二、会议纪要的结构和写作方法（168）
三、会议纪要的写作要求（170）
四、范例（171）
文献篇
党政机关公文处理工作条例（177）
党政机关公文格式（186）
中国人民解放军机关公文处理条例（200）
部队机关公文格式（207）
电子文件归档与管理规范（225）
出版物上数字用法（243）
标点符号用法（251）
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| 內容試閱：
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第一章 公文的特点、作用和种类
公文是机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。掌握公文写作能力是各级领导和机关干部的基本功，学习公文，首先应明确公文的特点、作用和种类。
一、公文的特点
与其他文种相比，公文具有以下特点：
（一）鲜明的政治性
公文是随着阶级和国家的出现而形成并发展起来的。它从来就是统治阶级不可缺少的管理国家和军队的一种工具，公文通常是阶级及其政党意图的体现，因此，公文具有鲜明的政治性。党中央、国务院、中央军委的一系列方针、政策，主要是通过公文传达贯彻执行的。公文或者直接传达党的方针、政策，或者结合各机关、各部门、各单位的建设实际，具体地体现党的方针、政策。机关公文政治性强的特点，要求公文工作者在拟制公文时，一定不能离开或忽视政治要求，要加强政治学习，深刻理解党中央、国务院、中央军委的一系列方针、政策，不断提高政策水平，切实保证公文的政治质量。
（二）法定的权威性
机关公文是根据权限和职能而制发的，具有法定的权威性。或要求传达贯彻，或要求遵守服从，或要求执行办理，无不体现发文机关的意志，特别是决定、决议、指示等公文，集中体现出公文的强制性和约束力。
（三）体式的规范性
为了维护公文的法定权威，保证公文的执行效力，便于对公文的管理，历代统治阶级都对公文的格式作了严格的规定。规范的公文格式对保证公文质量，提高公文效能和办理效率，起着十分重要的作用。
（四）严格的机密性
公文作为信息的载体，它所运载的信息一般具有很强的机密性。公文的读者是有严格选择的，公文都有明确的发文对象，只能在一定范围内传达或传阅，具有严格的密级划分。有的公文直接标明秘密、机密、绝密；有的虽未标明密级，但要求传达到限定的范围。特别是军队公文，由于军队活动本身具有很强的机密性，这就决定了记载和反映军队活动内容的公文比地方公文在密级划分上更为严格，军队机关在发文对象、发文范围和数量方面，有更严格的规定。
（五）很高的时效性
机关制发公文，其目的是为了解决实际问题，而任何问题的解决，必须在一定的时空中进行，错过特定的时空，再发公文便没有任何意义。机关公文在制发和处理上具有很高的时效性，拟制公文必须迅速及时。要求拟制者注重平时掌握情况，占有资料，写作时要雷厉风行，不失时机，快速行文。
（六）发布者的特定性
机关公文发布者是特定的，不是任何机关任何人都可以发布公文。发布公文的机关是依据法律、条例、章程，根据自己的职能和权限范围制发公文的。公文多以机关名义发布，用首长个人名义发布的，如命令（令）、通令，也并非以私人身份行事，而是以其所在机关法定领导人身份行使职权。
二、公文的作用
每一份文件都是由它的制发机关按照自己的职权，授予其不同使命而起不同的作用，概括起来，公文具有以下几种作用：
（一）法规作用
制定和公布规章制度，规范和约束受文者的言行，这是机关公文最重要的功能。依法治国治军是我国我军现代化建设的一个重要内容，一切法规和规章都是以公文的形式制定和发布的，公文是各种法规和规章赖以存在的形式。如决议、决定等，具有法规的作用，是受文者的行为准则，只能执行，不能违反。各级机关以公文形式发布的规章制度，对所属单位都在一定范围内起规范约束作用，受文者必须自觉遵守。
（二）宣传教育作用
公文具有宣传教育性，通过公文提高和统一受文者的思想认识，是公文的一个重要功能。许多公文是直接传达党中央、国务院、中央军委的方针、政策的，具有很强的政策性和权威性，在广大干部群众中具有很高的可信度，干部群众中的许多思想认识问题，一经传达和学习这些公文，便能迎刃而解。特别是一些重要的指导性公文，不仅传达上级的政策意图，告诉人们怎样做，而且说明为什么要这样做，具有很强的说服力和感召力。
（三）沟通信息作用
各级各类机关及其部门在协助领导作出正确的决策，对部属实施指挥和指导过程中，必须及时掌握各种信息，做到上情下达，下情上达。公文作为信息载体，是沟通上下级机关、友邻机关之间以及机关与单位之间信息的重要媒介。上级机关通过批阅下级单位的有关报告、请示等文件，及时掌握下情，为制定政策、指导工作提供客观依据；下级单位通过传达学习上级下发的指决定、意见、通报等文件，及时了解上级领导的意图和要求，从而更好地开展工作。平行机关之间的往来通知、通报和函等公文，也可以沟通信息，交流经验。沟通信息是机关公文的重要功能之一。
（四）处办事务作用
公文属于应用文的范畴，制发公文常常是为了处办各种事务。公文是在处理公务中形成的，是为布置指导工作，请示答复问题等各种具体事务而制发的。处办事务是公文的基本功能之一。在机关工作中处办事务的方式和手段尽管很多，但是，仍然离不开运用公文这个工具。通过公文往来商洽和处理各种事务，可以大大提高办事效率。
（五）依据凭证作用
有些公文不仅解决当时问题，而且能长期发挥作用，成为工作中的依据和凭证。如干部任免命令，则是干部职、级、待遇的依据；再如某个时期的决定、决议，则是考察这个时期工作的依据和凭证等等。
（六）记载历史作用
各级机关制发的每一件公文，客观上都起了记录作用。制发公文是为了解决现实问题，然而当它完成现行使命之后，许多公文都要按照归档制度立卷归档，转化为军事档案，成为有价值的历史资料。公文这种记史作用，对于后人研究历史，查考历史事件，具有十分重要的意义。公文既具有现实指导意义，又具有一定的历史价值。
三、公文的种类
公文种类繁多，依据不同的分类标准分为若干类型。
（一）党政机关公文与军队机关公文
1.党政机关公文
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，对党政机关公文处理作了统一规定。将党的机关和政府机关的公文统一划分为15类。分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
2.军队机关公文
自2006年1月1日起实施的《中国人民解放军机关公文处理条例》将军队机关公文分为12类。包括命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。
在党政机关和军队机关公文中，名称完全相同的公文有8类，包括决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函。党政机关特有的公文有7类，包括决议、命令（令）、公报、公告、意见、议案和纪要。军队机关特有的公文有4类，包括命令、通令、指示和会议既要。
党政机关公文中的命令（令）和军队机关公文公文中的命令，两个文种名称相近，但作用不同。党政机关中的命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。军队机关公文公文中的命令用于发布军事法规、军事规章，确定和调整体制编制，部署军事行动，调动部队，授予、变更和撤销部队番号，调配武器装备，任免干部，授予和晋升军衔，选取士官，授予荣誉称号等。
党政机关公文中的既要和军队机关公文公文中的会议既要， 两个文种名称不同，但作用基本不同。
（二）上行文、平行文与下行文
机关公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文。上行文是下级机关向上级机关呈送的公文。主要有请示和报告等。平行文是平级机关或不相隶属的机关之间使用的公文，主要有通告、函等。下行文是上级机关向下级机关的行文，主要有决议、决定、命令（令）、意见、批复、指示等。
（三）绝密公文、机密公文与秘密公文
机关公文根据公文的机密性质可分为绝密公文、机密公文与秘密公文。绝密公文，指涉及国家和军队核心机密内容的文件，一旦内容泄露会使国家、军队的安全和利益遭受特别严重的损害；机密公文，是涉及国家和军队重要机密内容的公文，一旦泄露会使国家和军队的安全和利益遭受较大损害；秘密公文，是涉及国家和军队一般秘密内容的公文，一旦内容泄露会使国家、军队的安全和利益遭受一定的损害。
（四）正式公文与非正式公文
公文处理条例中所规定的公文通常被称为正式公文，公文处理条例未作规定的公文被称为非正式公文，通常叫事务文书，如计划、总结、调查报告、领导讲话稿等。本书研究的是公文处理条例中规定的公文，即正式公文。非正式公文将在丛书中的其他分册中进行研究。
第二章 公文的格式
《党政机关公文处理工作条例》和《中国人民解放军机关公文处理条例》均对机关公文格式作了规定，与这两个文件配套下发的《党政机关公文格式》和《军队机关公文格式》，对公文的格式作了更详细的规定。两组文件对公文的格式规定总体上是一致的。具体要素名称和要素的多少有所不同。
机关公文由分为版头（军队机关公文称眉首）、主体、版记三部分和页码组成。公文处理文件对各要素的标识规则，以及公文的纸张、印制要求作了明确规定，从而为机关公文格式的技术标准提供了法规依据。机关公文格式也分为版头（眉首）格式、主体格式、版记格式、用纸和印装格式等。
页码也属于公文格式要素，但是位于版心之外。另外，有几类公文在格式上有特定要求。
一、公文版头（眉首）格式
党政机关公文版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色分隔线组成。军队机关公文未设保密期限和紧急程度两要素，而设有已阅人要素，其他要素与党政机关公文版头要素相同。
（一）份号
份号是公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二） 密级和保密期限
涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密机密秘密和保密期限。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三） 紧急程度
紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急加急，电报应当分别标注特提特急加急平急。 紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四） 发文机关标志
发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（五） 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；发文顺序号不加第字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加号字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人
上行文应当标注签发人姓名。由签发人三字（军队机关规定签发二字）加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。签发人三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）已阅人
已阅人，是军队机关公文格式的特殊要求，已阅人在签发人下方，在发文字号右侧用三号仿宋字体标识。已阅与签发字样一样均右顶格，与签已阅人姓名之间空一字。
已阅字样与发文字号处在同一行。无已阅人时，签发 字样与发文字号处在同一行。
机关联合行文时，有多个已阅人姓名时，要按发文机关标识中的顺序排列，但最多四个一排，从左到右、自上而下依次均匀排布，每个名字之间，空半个字，不加标点。
（八） 版头中的分隔线（军队机关称红色反线）
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
二、公文主体格式
党政机关公文的主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件组成。
军队机关公文的主体要素中没有规定附件说明、附注、附件组成三要素，但在实际公文写作中，有的公文需要标注这些要素。军队机关公文主体要素中有无正文说明和发文（传达）说明两要素，其中发文（传达）说明与党政机关公文的附注作用大致相同。
（一）标题
标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）主送机关
主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（三） 正文
正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用一、（一）1.（1）标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（四）无正文说明
无正文说明，是军队机关公文格式的特殊要求。当正文排完后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号仿宋体字在版心上部第三行居左空二字标识此页无正文字样。
（五）附件说明
附件说明标注公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件：1.）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（六） 发文机关署名、成文日期和印章
公文署发文机关全称或者规范化简称。
成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。军队机关公文格式规定：成文日期一般应以审批签发完毕的日期或会议通过的日期为准，如因故拖延了时间，也可以印发时间为准。成文日期用三号仿宋体字标全称。数字用汉字，不能用阿拉伯数字。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
发文机关署名、成文日期的标注具体分以下几种情况。
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（3）加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（七）附注[发文传达说明]
附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
军队机关公文格式规定：发文范围涉及的机关与主送机关同属于执行机关，不同的是，它不一定是发文机关直接隶属的下级机关，对公文的贯彻执行不一定负直接责任。有的公文既有主送机关，又有发文范围，这时主送机关表示是直接隶属的下级机关或单位，而发文范围则扩大到不是直接隶属的下级机关或单位了。传达范围是指公文允许和需要传达到的人员范围。例如：此件发至团以上，传达到全体干部。
发文（传达）说明，不是每件公文都要标识，一般公文不需要标识，有的公文可根据需要标识。
发文传达说明用三号仿宋体字，在成文日期下空一行左空二字加圆括号标识。
（八）附件
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件顺序号。
三、公文版记格式
版记一般位于公文主体下方，版记的最后一行一般是公文末页的最后一行。如公文主体下空位不足以排印版记全部内容时，应当将版记全部另起一页排印。
版记部分是文件附加部分，对文件印发情况加以说明。党政机关的版记包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期组成。军队机关的版记由除党政机关的版记所要求标注的要素外，另需标注主题词和印刷份数，有的公文还需标注承办单位、联系人和电话号码。
（一）主题词
版记中标注主题词，是军队机关公文的特殊要求。主题词是能够表达公文基本内容的、高度概括的，并经过严格规范的词语。
主题词用三号黑体字，在公文主体的下方左顶格标识主题词字样、全角冒号和主题词词目，词目之间空一字；需回行时，要整个词回行，不能拆字回行；第二行词目的第一个字要与第一行词目的第一个字对齐。在主题词下2mm处印一条与版心等宽的反线（即党政机关公文版记中的第一条分隔线）。
（二）版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（三）抄送机关
抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。抄送二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（四）印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加印发二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
（五）承办说明
版记中标注承办说明，是军队机关公文版记格式的特殊要求，凡公文发出后需要联系办理的，如请示、通知、公函等，除注明承办单位外，还应注明联系人和电话号码，以便联系办理。承办说明的标识要求是：用三号仿宋体字在版记末行左顶格标识承办单位字样、全角冒号和承办单位规范化简称；后至少空一字标识联系人字样、全角冒号和联系人姓名；右顶格标识电话字样、全角冒号和电话号码。如有多个承办单位、联系人和电话号码时，以整齐美观为原则自上而下依次排列。在承办说明下2mm处印一条与版心等宽的反线。
四、公文页码格式
页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
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