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| 內容簡介： |
在《秘2》中，作者从写作能力、拨打电话、会议程序、时间管理、文档管理、资讯收集、办公环境打造、内部协调、接待应酬、宴请馈赠、出差行程安排、自我情商提升、个人形象、突发事件处理14个方面入手，对现代秘书工作过程中经常出现的问题进行了指正，并给出了专业的工作方法，使广大读者在阅读的过程中，可以找到切实的解决问题方法，帮助读者从容应对日常工作中所遇到的难题与具体的解决方法，使秘书工作可以在更高效的基础获得更轻松的体验。
同时，《秘2》还有摒弃了传统实务指导类书籍的枯燥与无聊，在指导秘书如何对秘书工作进行重新认识、怎样将基础性事情做好的同时，在更进一步使自我管理、沟通等综合性技能得到全方位的提升，使自我迅速地成长为领导的得力助手，进而从平凡的岗位中脱颖而出，获得更加广阔的自我职业发展空间上给出了具有建设性意义的意见与建议。这也是本书与《秘书的秘密》最大的相同之处：使从事其他职业的读者们在阅读此书时触类旁通，获得对自我职业生涯同样有用的知识与技能。
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| 關於作者： |
京师心智
国内知名的心理健康教育专业机构和心理自助类图书出版机构。京师心智依托中国心理学会、北京师范大学等权威机构的资源优势，上百位心理学专家组成的技术团队，致力于将心理学研究成果应用于实践，服务大众。凭借自身优势和丰富的经验，被中国心理学会测量专业委员会认定为“正版量表进学校工程”的全国唯一推广单位。
京师心智旗下图书品牌——京师心智心理悦读书系、心理学世界系列（均由中国法制出版社出版，当当网均有销售）
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《秘书的秘密1：领导为什么重用你》
《秘书的秘密2：做好秘书是门技术活》
《秘书的秘密3：先做秘书，后做领导》
………………
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| 目錄：
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第一章 提升写作能力——秘书的笔底有乾坤
1.公文写作，把握“六应三不应”
2.多学多练，进行写作基本功训练
3.注意细节，提升公文写作准确性
4.惜墨如金，将公文写短的小技巧
5.三大关键环节，决定公文处理质量
6.抓住要点，核改领导讲话稿需知
7.把握四法，认清文件与讲话的不同
8.公文校核，便捷方法走程序
第二章 做好电话管理——天使在细节，魔鬼也在细节
1.从容做好电话细节
2.及早做好电话准备
3.礼貌规范拨打电话
4.善意响应抱怨电话
5.果断处理紧急电话
6.恰当应对领导电话
7.专业接听客户电话
8.巧妙处理特殊电话
第三章 严谨会议程序——这样安排最出色
1.及时做好开会前准备
2.恰当自信主持会议
3.合理减少非必要会议
4.记录会议议程主要内容
5.做好会场服务工作
6.会后进行扫尾工作
第四章 强调时间管理——高效秘书绝不告诉你的秘密
1.浪费时间典型七问题
2.制作出待办工作清单
3.运用ABCD工作分类
4.GTD帮助实现无压工作
5.技巧性进行领导时间管理
6.办公空间的清理运动
7.调整工作与休闲的关系
第五章 标准文档管理——提升工作效率的最有力工具
1.文件处理应规范——从签发做起，按规定逐步进行
2.文件分类要有序——做到有文件可查、查阅可迅速
3.明确需清退文件——按照规定，进行合理文件清退
4.文件传阅应有序——注意传阅顺序，提高传阅效率
5.档案收集有五法——生成文件，发现知识
6.电子档案巧保存——注意细节问题，有效保存多媒体档案
7.电子文件归类放——标注不同类型，方便回报查阅
8.信函处理分类型——分辨邮件类型，做好分类、区分与呈送
第六章 全面资讯收集——像领导一样思考
1.确保“五要点”，提高信息质量
2.把握时代脉搏，捕捉信息素材
3.运用信息筛选，做好信息收集
4.四大加工程序，进行信息拾漏补缺
5.三大技巧，提高信息采用率
6.面对倾向型信息，进行妥善分析
7.把握提问技巧，进行全面调研访谈
8.二次发掘处理，加强信息开发
第七章 布置办公环境——高修养秘书会默默做的工作
1.明确不同办公布局
2.清理整洁责任区域
2.打点室内视觉效果
3.减少不必要听觉打扰
4.保持清新通顺空气
5.做好人员安全呵护
6.办公用品摆放有序
8.运用植物保障健康
第八章 做好内部协调——使你处处受支持的秘密武器
1.内部失调——三大原因导致内部纷争
2.部门协调——达成共识，顾及全局
3.同职合作——分工合理，各取所长
4.领导矛盾——不分亲疏，维护大局
5.面对下属——情理兼顾，在职不可仅言职
6.迎接质疑——以理服人，以礼待人
7.同事交流——谨小慎微，注意雷区
第九章 周全接待应酬——成长为“关键人物”的必要工作
1.关注细节，注重实效
2.更新观念，传播文化
3.精心策划，突出特色
4.优化流程，规范动作
5.不同人物，不同称呼
6.运用体态，恰当应酬
7.领导为主，秘书为辅
8.尴尬难题，巧妙化解
第十章 重视宴请馈赠——做一场彰显能力的“个人秀”
1.明确宴请形式——内部“私人”宴请不同对待
2.宴请客户吃饭——选择正确方式，方能宾主尽欢
3.宴请场合选择——根据不同对象，进行场地选择
4.安排宴请菜单——量人而定，优先考虑特色菜
5.席间上菜斟酒——上菜在左，斟酒在右
6.西餐宴请必知——熟悉常见西餐礼仪
7.商务馈赠礼仪——礼品适度，强调针对性馈赠
8.不同送花礼仪——遵从日常送花常识
第十一章 计划出差行程——高效能人士的“忙到点子上”
1.拟定具体旅行计划
2.做好上司住宿安排
3.规划出差旅程表格
4.安排出差期间工作
5.周全出差途中工作
6.进行出差事宜处理
7.返程需要详细审视
第十二章 培养自我情商——精英人士的最必要素质
1.明确“必要性”——做好秘书工作需要高情商
2.学习“软技能”——你可以真正地改变自己的情商
3.察觉自我——尊重与独立并行
4.看到缺点——辨别理想与现实之间的距离
5.控制情感——提高自我调节力，管理不良情绪
6.转变思维——工作中融合理性与感性
7.积极自信——让自我价值得到充分展示
8.自我激励——找个机会，犒劳一下自己
第十三章 搞好个人形象——让你少奋斗五年
1.恰当穿着——让内心力量由外展示
2.扩大影响——由高至低、由内至外，赢得认可
3.建立品牌——让他人认为，你是“最优秀”
4.适应变化——参与竞争，提升自我发展空间
5.果断行动——你便是“执行力”的代言词
6.锻炼口才——让声音与语言透露你的能力
7.提升气质——魅力源于丰富的内在修养
第十四章 应对突发事件——最优秀秘书的危机经验
1.迅速进行突发事件识别
2.明确应对突发事件四原则
3.进行良好应对素质培养
4.快速反应进行应急处理
5.帮助上司获得事件主动权
6.避免管理者效应导致失误
7.运用技巧稳定维护人心
8.协助管理恢复与责任拯救
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| 內容試閱：
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第一章 提升写作能力——秘书的笔底有乾坤
文字表达能力是一个称职的秘书最基本、最重要的能力，也是实现自我其他能力的基础。可以这么说：个人写作的能力高低，是衡量秘书工作是否合格的重要标准。如何提升秘书的写作能力，本章中提出了一些具体的意见与方法。
1．公文写作，把握“六应三不应”
公文是秘书进行上传下达时的主要工具，更是调动方方面面积极性、完成各项任务的重要保证，同时也是规范成员行为的重要准则。正因公文具有这样的重要性，进行公文写作便成为了秘书个人工作的一大主要方面。
曾任国务院副总理的余秋里对秘书的公文写作能力极为看重，有时候，他会将秘书写好的公文拿到手边进行仔细的修改。修改时，他很注意以下几个方面：公文中的内容是否与中央的精神相符合；引用的材料是否正确；提出的解决问题措施是否有力；用语是否恰当，不语句是否通顺。
余秋里反复强调：公文一定要实实在在，不能只讲空话，应通俗易懂，不要搞花里胡哨的东西，这些也正是秘书在公文写作过程中应尽力达到的目的。
鉴于公文写作本身所具有的程式化，我们总结了以下公文写作过程中最有用的写作技巧与方法。研究公文写作的方法与技巧具有极其重要的现实意义与推广价值，这些成文技巧并非通过空想与臆造而形成的东西，而是人们在长期公文写作实践经验的基础上，总结出来的、带有规律性的方法与规则。以下就是在现实工作你有可能会运用到的公文写作“六应三不应”：
（1）应明确公文写作目的，确立内容与主旨
公文是应实际工作需要而制发的，是为了解决现实问题而进行的，因此，公文写作之初，首先第一步工作就是要对行文目的进行明确，使公文主旨得以确立：
·为什么要写这篇公文？
·该公文是写给谁来阅读的？
·写这篇公文的目的是什么？
只有明确了这三个问题，秘书才下笔行文，否则便很容易出现写不下去或者“下笔千言、离题万里”的情况。
（2）应了解不同的公文种类，选择适用的行文方式
现行公文种类繁多，主要包括了命令、决定、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、等不同类型。不同文种的公文功能各异，适用的范围也有所不同，因此，在写作公文之前，应先进行文种选择。只有选对了适用的文种，才有可能使公文的效用得到尽可能大的发挥。
（3）应理清写作思路，遵循思维规律
公文写作具有较为明显的程式化特点，同一文种、同一类型的公文写作，其思路大致是相同的，它们都需要遵循共同的思维程序与规律，而这些规律的存在，也令公文的写作与构思形成了定式的基础，如：
·祈使类公文的目的与作用是使受文者得知：发文者想要做某事，并要求受文者有具体的帮助、执行或遵从，所以，其写作思路就是，为什么做——做什么——怎么做。像命令、决定、请示、批复、意见与大部分的通知、通告类祈使性公文都可以运用此类方法进行构思。
·告知类的目的与作用是为了让受文者知道某事的发展或结果，而不要求有所行动，所以，其写作思路便为，为什么做——是什么——怎么样。像公告、报告、通报一类的公文可以运用此方法进行写作。
绝大部分的公文写作都可以将思路分成这样前后相互关联的三个步骤，该法也可被称之为“三段思维法”。当然，这只是就大类而言的，若是具体到了某一文种或是某一小的类型，写作的思路还可以划分得更细。
（4）应遵循结构模式，进行逻辑写作
一般公文写作逻辑可概括为缘由——事项——要求（或结语）三部分，这三部分的常见写作方法如下所示：
·开头部分主要说明发文的目的、原因、开宗明义，提起下文，让读者知道为什么要发文。
·事项部分则主要围绕行文的基本意向来展开内容，进行情况的详细叙述、问题的分析、决策的制定，并给出解决问题的方法、相关措施与具体的实施原则，让受文者明白自己应如何做。
·结尾处则要提出要求、期望与号召，常用一些带有强调式、总结式的模式作为正文的结束。
（5）应按公文惯用语，进行明确表达
公文属于实用类文体，写作时效性一般要求比较严格，写作者不能如同搞创作一样，进行文笔渲染与夸张，而是应使用规范化、定型化的公文专用语，以准确的语言来表述公文内容，并力求增强公文的简单、庄重语言风格。
·开头常用语包括“根据……”、“为了……”、“由于……”、“当前（目前）……”、“经……研究”等；
·过渡常用语有“现通告如下”、“特作如下决定”、“拟采取如下措施”、“为此……”、“综上所述……”等；
·结尾的常用语主要有“特此批复”、“特此通知”、“以上报告，请审阅”、“请认真贯彻执行”等。
（6）应选择好书写材料，保持纸面整洁
公文书写材料一般包括公文载体材料与公文字迹材料两部分：
·公文载体材料：最好使用单页十六开纸（190×265毫米），并在纸张左侧留出装订线，横写横排。书写时应保持字体工整清晰，不可过于潦草，若是改动过多使稿面过于凌乱的话，则应重新誊抄，
·公文字迹材料：应尽量使用黑色的碳素毛笔与钢笔，而不是使用铅笔与圆珠笔。另外，不管是抄写文件底稿还是打印文件，都不可使用复写纸。
作为企业、机构权力代言的公文，表达什么、强调什么，以及其如何表达、如何强调等，都并非儿戏，更必须要地严肃与严谨的态度，严格地按照要求与客观事实写作，来不得半点马虎。
2．多学多练，进行写作基本功训练
秘书写作能力的高低决定着个人服务质量的好坏，而决定写作能力的关键在于基本功的好坏。在日常生活中，秘书工作者是否能够从最基本的东西学起，将有关写作的一些小事做好，将会直接影响其日后写作质量的高低。
写作公文入门是许多新秘书普遍关注的问题，以下是能够帮助训练个人写作基本功的一些要诀：
（1）按范文进行模仿
其实，人的许多本领与知识最初都是靠模仿获得的，初写公文，模仿是一个较为便捷的途径。公文的内容虽然各有不同，但是其结构、框架、文章层次与运用语言上有着大致的相近模式，初学者在刚开始时，大可以采用“拿来主义”，进行模仿，并不断地在学习范文内容的基础上获得自我写作心得。
某机关秘书小李在刚进单位时，领导让他将先进表彰大会上的两篇经验材料当成先进事例写成公文，但是，最初小李并没有接触过公文，情急之下，他只好从过去的报纸中找了两篇稿子进行模仿。虽然后来上司对其中的一些错误又进行了指正与批评，但是却对小李的笔风大为认可。
同类材料一般在模仿几次之后便能熟能生巧，从而学会逐渐创造，形成自己的东西。因此，刚接触公文的秘书人员不妨在平日里积累一些所在机构中经常使用的范文，这样，你在写作时会更具有针对性与实用性。当然，这种模仿仅仅是在最初时应用的写作方法，在一段时间之后，秘书人员必须要学会依靠自己独立成文。
（2）跟着机构中的“高手”进行学习
某公司准备召开新员工动员大会，需要给总经理起草一个讲话稿。该讲话稿由办公室主任牵头，带着公司中的几位秘书一起起草。在最开始时，主任先是要求各人看资料，并考虑这个讲话稿应该怎么写。
某个刚进入公司的秘书写作讲话稿并不多，所以，在老秘书们的具体的谈话过程中，他将对方的意见与建议一条条地全部列了下来。随后，主任要求每人写出一份演讲稿。没有想到，新秘书竟然按老秘书们的讲话内容写出了一篇极其出色的稿件。
由此可见，向老秘书们学习也是训练基本功的有效途径。每一个秘书机构中都会有善于书写公文的高手，公文初写者应自觉将他们当成老师，不断地学习他们的写作方法，研讨他们的写作技巧，在对方不忙碌的时候，还应向对方进行请教。在这一过程中，既要向他们学习具体的写作技巧与方法，同时还要学习他们分析问题的具体着眼点与立足点，并在学习的过程中逐渐地提出自己的意见，形成自己的风格。
（3）进行资料的积累
鲁迅曾言，不管是什么事，若是不断地收集材料，积累十年之后，总会成为该方面的学者。这一事实充分地说明，在写作过程中，积累资料有着极其重要的作用。
中国著名科学家钱学森不仅对其长达20多年的学术论文与插入进行了极佳的保存，同时还总是不断地收集大小会议的言、简报等，据他的秘书涂元季回忆，在平日里，钱老在几十年的工作中，仅简报就装了多达600多个的档案袋，塞满了好几个书柜，而他在作报告或是写论文时，也从来不会找秘书找资料。
好公文从来不是凭空想象出来的，而是对已有资料进行二次的加工梳理之后得来的。在进行资料积累时，秘书人员应注意，资料不在多，而贵在精。资料的主要来源应来自于各类报刊资料、网络电子信息资料、各类记录会议讲话等。
总体来说，资料收集应做到以下“三用”、“四有”
三用：用少量时间看大量的文章，用不同的途径获得多种的资料，用最快的速度掌握最新的信息。
四有：脑中有目标，遇到问题知道从哪里找资料；手中有本子，专门制作资料摘记本或是情况汇集本；家中有地方，以专门放置一些必要的基本资料与工具书；灵感有记录，当有突然迸发的思想火花时，应及时记录下来。
（4）从“豆腐块”写起
所有的大作家从都是从小文章开始写起的，新秘书也应遵循“由少到多、由小大到、由简单到复杂”的规律，从一些简单的公文或者其他的小文章入手。例如，先锻炼着写一些通知或是请示一类难度并不大的公文，这样便能让自己熟悉与了解基本的公文写作要领。
接下来，再逐渐地锻炼自己写作一些计划、会议纪、事迹材料等内容，打下坚实的公文写作基本。在具备了基础之后，再着手写一些如总结、意见与决定一类难度较大的公文材料。
（5）坚持勤学苦练
中国南北朝时期的文学家刘勰曾经担任过仁威南康王的秘书，同时还兼任了东宫的幕僚，虽然平日里公务繁忙，但其在写作上却从来没有偷过懒，每日坚持写作的同时，还坚持创造了《文心雕心》，也正是因为自己的笔耕不辍，其在宫廷文书上的严谨已经到了令人惊叹的地步。
写公文是一项实践性极强的动手活动，仅凭口头阐述是无法达到目的，想要写出优秀的公文，就必须要坚持勤学苦练，一点一滴地从基础做起，让自己每日锻炼。唯有如此，方能让自己对公文写作的内容真正地做到手到擒来、下笔如有神。
没有谁的公文写作能力是一朝便笔上生花的，作为秘书这一职业中的主要工作内容，写作能力的高低决定了你在该职业领域中将会获得多大的发展空间。多学多练，你才有可能做成为领导倚重的“笔杆子”。
3．注意细节，提升公文写作准确性
风起于青萍之末，祸患常隐于微小。细节里的巨大威力往往在无形间被扩张到无以复加的地步。对于经常与文字打交道的文秘人员而言，细节里面不仅有天使，更有魔鬼，关注每一个细节，在公文中杜绝一切小问题，方能成为一个合格的秘书工作者。
一家大型投资公司在为客户进行某项工程的投资资格审核工作，在该次审核中，由江然负责起草该项目的进展计划、运行特点、有可能出现的问题以及具体的工作措施。江然在对客户报来的材料进行了归纳与整理之后，综合分析，写出了《××工作投资资格简析》，并至行政处经理那里进行审核。
在行政经理看过之后，他指出，材料中的“在该项工程中，我公司计划投资757万元”数字不准确，并要求江然进行进一步的核实。当江然再次翻看客户送来的材料时，猛然发现，上面清楚地写着“在该项工程中，我公司计划投资75.7万元”——江然的粗心大意，将“75.7万元”写为了“757万元”，一小数点之差，就让他为该项目凭空增加了681.3万的投资。“差之毫厘、失之千里”，江然在心里庆幸：幸好经理看出了错误，不然事情就大了！
准确性是公文写作的生命线，自古便有“公文炼字”之说，而在现代企业与机构中，公文准确性更显得尤其重要。在公务活动中，公文不仅要尽量使用规范化的书面语言，而且要做到准确无误。所谓准确，就是指公文要使用恰如其分的语言来表达公文的内容，令人一看就知道公文的中心思想与基本精神在何处。可以说，一篇公文的准确程度如何，直接关系到其价值的大小与质量的优劣。
公文写作准确性的基本要求主要有以下四个方面：
（1）策见要准确
策见即指政策、见解，它是公文的统帅与灵魂所在，具体而言，即指公文要反映与体现出基本的观点与立场，在文中所提到的措施、见解与办法与所作的结论必须要做到准确明晰，而非模棱两可。
要做到策见准确，便要求秘书在公文中对文章所持的观点与态度必须要切合实际，并要以恰如其分的语言来进行表达，同时，必须要符合国家的相关方针与政策，更要与领导意图与指导精神相契合，只有公文策见一针见血，方能确保公文拥有强大的指挥与执行效力。
（2）事实要准确
事实是指在公文中用来说明与证实观点的事件与情况，要做到事实表述的准确，就要求写作者对相关事实的描述从实际出发，做到实事求是，如实地描述事情的发展、经过与过程，不可添枝加叶，更不可搞“合理想象”，夸大事实。一些细微的问题，如相关的时间、名称、人物言论、数字、引言甚至是标点符号的引用，都应该保持确凿无疑，不容出现差错。
此外，事实的准确还要求写作者在举例需要用那些具有代表性与典型性的事实，而所举事例要与行为观点或结论之间存在必然相关性。那种以偏概全、以个别事件代表普遍事件的公文往往无法令人信服。
（3）逻辑应准确
公文的准确性还应体现在逻辑构思上，正常的逻辑顺序是：先明确“是什么”，再讲“怎么样”，再讲“为什么”，最后再讲怎么办。比如：
“情况、特点、问题”回答的是“是什么”；
“收获、成绩、做法”回答的是“怎么样”；
“原因、经验、教训”回答的是“为什么”；
“措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。
在具体的写作过程中，这几个问题不可平均用力，而是应根据公文内容的不同有所侧重。若是经验材料，则应讲实“怎么样”，讲透“为什么”，少讲“是什么”和“怎么办”；若是通报，则需要多讲“是什么”，对“为什么”和“怎么办”进行精讲。
准确的语言是公文的生命，公文用字，讲究字字千钧。不管是“吟安一个字，捻断数茎须”的古训也好，还是“一字入公文，九牛拉不出”的嘱咐也罢，都可以从中看出，写作公文必须要进行反复的斟酌与推敲，以期达到得体、确切的表达效果。
4．惜墨如金，将公文写短的小技巧
为文简短，以最少的文字，写出最优秀的文章，是国人历来提倡的优良文风。古人作文时，皆以短而精为贵，明太祖朱元璋便曾经明确向自己的大小官员提出要求：“许陈审实、不许繁文。”这种追求公文简短的作风在中国革命家中也颇受认可。
彭真是我国杰出的国务活动家，有一次，他受命要在全国政法工作会议上作报告，时间从上午的9点半一直到下午的1点钟，在三个多小时的演讲时间里，彭真同志一直站着讲，没有休息。
在讲完之后，他又将多达3万字的记录稿提炼成了8000多字的讲话“要点”。在正式印刷之前，他又进行了反复的推敲，一直修改了多达9遍之多，最终才印成了正式的文件。
这种事情在彭真同志的一生中有过很多次，他曾经主持起草过很多法律法规。在起草这些法律法规时，他总是会反复地进行推敲，以求在最短的篇幅中呈现出最准确、最清楚的法律条款。
公文行文贵简洁。所谓简，即要做到简明扼要的精粹，所谓洁，即语言文字要洗练、纯净。洁是对简的补充与强调，其意指，在追求惜墨如金的基础上，使公文做到“文约而事丰”。想要做到这一点并不容易，在实践工作中，秘书应具体为“四要四不要”
（1）要突出重点，不要面面俱到
公文皆有其主题在内，这一主题是公文的灵魂，统帅着整个材料，同时也是写作的中心与重点。想要使公文简短，必须要首先明确主题，使重点突出。如写年终总结时，秘书应只如实将主要工作与具有指导意义的经验与教训总结出来，而不应事无巨细地和盘托出。
这就要求秘书人员在写作前要深入调查，力求全面掌握情况、详尽地占有材料，然后使用辩证的眼光，做好去粗取精，选取典型，舍弃不必要的材料，以求形成公文的鲜明观点。
（2）要开门见山，不要过分装饰
公文是进行意见与问题陈述的文件，它要求结构平实，直陈其事，不管是何种类型的公文，都应开门见山，以形成总体概念，使读者注意。公文最忌的就是过分短话长说，因此在进行公文的草拟时，开头应该将一些通用型的口号、原则精神与不必要的引经据典减少或是删去，在向上级报告与请求的文件中，减少相关的道理陈述，在向下级进行工作部署的文件中，减少相关重要性的陈述，以求缩短公文出水篇幅，提升其效用与质量。
（3）要言简意赅，不要浮文虚辞
古人写公文，力求“意则期多，言惟求少”，现代公文同样如此，公文是需要及时阅读、执行与发生效应的，有些还需要在公众场合进行宣读与张贴，所以，其行文更应追求言简意赅，多使用有力而干脆的短句，使段落的意思与事情的缘由得到浓缩，做到用最短的文字表达出最丰富的内容。
（4）要反复推敲，不要草率定稿
反复推敲是使公文中的字句达到删繁就简的具体过程，特别是公文具有极强的政策性与思想性，再加上其实践性又极强，所以，秘书人员更应进行谨慎的定稿。
在公文修改时，秘书人员应从以下两言面入手：
◆围绕公文中心思想定稿，将那些与主题无关的空话、套话与废话删去，把多余的、非典型的材料删除，以求令公文主题更鲜明，更突出。
◆对公文语言进行逐字锤炼，解决行文啰嗦、文字粗糙的问题，令公文语言变得更加精炼，使篇幅变得更加简短。
当然，在进行将公文写短的同时，秘书人员也应注意，防止出现“为短而短”的现象，避免出现因为过度追求简洁，而导致文字艰涩难懂、意思表达不清的现象。
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